Что такое аутсорсинг — определение, разновидности, применение

Бизнес

Сегодня содержать большой штат сотрудников дорого. Поэтому многие фирмы передают некоторые задачи внешним организациям на аутсорс. Что такое аутсорсинг персонала простыми словами? В чем плюсы этого варианта найма? Как компании нанять сотрудников по модели аутсорс? В статье эти вопросы будут в деталях рассмотрены.

Что такое аутсорсинг

Определение  аутсорсинг
Аутсорсинг

Аутсорсинг — это использование сторонних компаний для выполнения определенных бизнес-функций в собственной фирме. Чаще всего на аутсорс передаются второстепенные функции — например, уборка помещений, бухгалтерские вопросы, логистика, IT-сектор. Особняком стоит понятие производственного аутсорса, при котором часть работ по выпуску или обработке продукции передаются сторонней организации.

Аутсорс-сотрудники получают заработную плату у аутсорс-компании. При аутсорсе объектом покупки является не труд работников, а услуги компании-аутсорсера. Перевод компании на аутсорс позволяет минимизировать расходы организации при сохранении ее производственных функции. Эксперты об аутсорсе утверждают следующее:

  • Рынок аутсорсинга персонала будет активно развиваться в 20-е годы, а общий объем годовой выручки аутосорсинговых фирм в ближайшее время превысит 500 миллиардов долларов.
  • Самыми активными сферами аутсорсинга, которые будут развиваться быстрее других, будет IT-сектор, юридическое дело, бухгалтерия, некоторые формы логистики.
  • Также будет активно развиваться производственный аутсорсинг в связи с возрастающей сегментацией, глобализацией рынков. Темпы роста будут более скромными в сравнении с другими типами аутсорса.
  • К аутсорсингу будут все чаще прибегать азиатские высокоразвитые страны, что будет новым трендом 20-х годов. Основные страны — Китай, Тайвань, Южная Корея, Сингапур, Вьетнам.
  • В России темпы найма сотрудников по модели аутсорсинга также увеличатся. Нанимать по этой модели будут уборщиков, бухгалтеров, мелких юристов, IT-специалистов.

Обратите внимание! Экономисты связывают увеличение темпов аутсорсинга с ухудшением экономической обстановки в мире. Это вызвано различными факторами — эпидемия COVID-19, рост темпов инфляции, старение населения.

Для чего используют аутсорсинг

Главное преимущество аутсорсинга
Для чего используют

Главное преимущество аутсорсинга — экономия денежных средств на наем сотрудника в штат компании, закупку оборудования для его комфортной работы. Также аутсорсинг обладает другими преимуществами — отсутствие зависимости от болезней, увольнения сотрудников, гибкая реакция на рыночные изменения, возможность использования труда высококвалифицированных специалистов.

Разберем несколько кейсов, чтобы Вы более глубоко смогли разобраться в этом вопросе:

  • Допустим, Вы являетесь средней по доходам компанией, которая специализируется на производстве, продаже собственных товаров. Большинство сделок относятся к категории с низким риском — например, закупка расходных материалов или наем персонала. Здесь нет необходимости найма штатного юриста, поскольку вероятность срыва сделок минимальна. Но иногда возникают ситуации, когда помощь юриста необходима — например, при заключении договора с новыми деловыми партнерами или в случае судебного разбирательства. В таком случае гораздо выгоднее нанять юриста на аутсорсе, чтобы он решил конкретную задачу (штатный юрист будет много времени просиживать без дела, получая зарплату).
  • Теперь рассмотрим другую ситуацию — Вы являетесь индивидуальным предпринимателем, который занимается скупкой и продажей и фермерской продукции. Первоначально весь учет Вы вели самостоятельно, но бизнес оказался таким успешным, что свободного времени на бухгалтерию становится все меньше и меньше. Как поступить в такой ситуации? Стандартный вариантом будет наем штатного бухгалтера, однако по большому счету ему работы для него будет мало (у индивидуальных предпринимателей сравнительно мало операций, подлежащих учету). Поэтому более удобным вариантом будет наем бухгалтера на аутсорсе, которой будет получать оплату по факту выполненных услуг (а не постоянную зарплату вне зависимости от уровня загруженности).

Обратите внимание! Выше мы рассмотрели ситуации, когда к аутсорсингу прибегают мелкие или средние организации. Однако на практике к таким услугам прибегают и крупные компании — например, Альфа-Банк, нефтяные компании и другие. Это доказывает, что аутсорс выгоден как мелким, так и крупным игрокам.

Все виды аутсорсинга

Аутсорс обычно затрагивает второстепенные функции компании — это решение бухгалтерских вопросов, IT-услуги, юридическое сопровождение по сделкам, логистика и другие. Отдельную нишу занимает производственный аутсорсинг. Ниже мы рассмотрим его более подробно.

Производственный аутсорсинг

Производственный аутсорсинг
Производственный

При производственном аутсорсе организация передает часть работ по выпуску, обработке продукции сторонней организации. Пример того, как это может выглядеть и почему это выгодно:

  1. Допустим, мы имеем дело с предприятием по производству машин. Недавно конкуренты стали использовать перспективную технологию по выпуску, скажем, тормозных дисков, благодаря которым значительно улучшилось качество исполняемых запчастей.
  2. Чтобы сравняться с конкурентами в качестве, организация может открыть на заводе свой собственный цех, который будет использовать схожую технологию. Однако для этого понадобятся значительные деньги, время — чтобы наладить выпуск, нанять работник.
  3. Альтернативным вариантом может быть передача производственных функций на аутсорсинг. Например, на рынке уже имеется компания, которая выпускает различные тормозные диски и готова организовать выпуск по перспективной технологии по модели аутсорса.
  4. Как видите, в первом случае руководителю нужно решить множество задач по организации труда. Тогда как во втором случае — лишь подписать договор. Первый и второй вариант позволяют получать нужные запчасти, однако очевидно, что второй вариант является более выгодным, удобным.

Аутсорсинг бухгалтерских услуг

Аутсорсинг бухгалтерских услуг
Бухгалтерских услуг

Аутсорс-бухгалтер выполняет все задачи, что и штатный сотрудник — собирает и обрабатывает первичную документацию, ведет налоговый учет, отчитывается по доходным и расходным операциям. Аутсорсинг-бухгалтерия весьма удобна в случае небольших компаний, когда компании нет необходимости нанимать постоянного работника в штат. К тому же такой вариант найма позволяет сэкономить на установке, обновлении электронных программ, которые нужны штатному бухгалтеру для нормальной работы.

Аутсорсинг IT-услуг

Аутсорсинг IT-услуг
IT-услуг

Услуги хорошего программиста сегодня стоят недешево, поэтому в ряде случаев гораздо проще, эффективнее вывести IT-сектор компании на аутсорсинг. К подобной стратегии прибегают не только мелкие компании, но и крупные организации-гиганты наподобие Сбербанка или РосНефти. IT-сектор обычно работает по двухкомпонентной модели, что позволяет как сохранить работоспособность сектора IT, так и оптимизировать расходы:

  • Важнейшая электронная инфраструктура компании остается за постоянными сотрудниками. Обычно это программисты, которые работают с внутренней сетью, а также сотрудники, которые отвечают за безопасность компании, работоспособность электронных устройств.
  • Все остальные функции, задачи передаются на аутсорсинг. Например, если компании нужно создать сайт для своего продукта, они могут нанять аутсорсинг-программиста, который за фиксированную цену создаст сайт, зарегистрирует его, подключит все основные функции.

Аутсорсинг юридических услуг

Аутсорсинг юридических услуг
Юридических услуг

Небольшие, средние компании обычно не нуждаются в постоянном юристе на предприятии. Ведь крупные сделки, споры с деловыми партнерами или судебные тяжбы возникают не каждый день, поэтому в содержании юриста нет большой необходимости. Аутсорсинг де-факто позволяет нанять человека для решения конкретной задачи за фиксированную оплату, что позволит сэкономить. Аутсорсинг увеличивает конкуренцию на рынке труда, что позволит Вам найти опытного и недорого юриста.

Аутсорсинг персонала

Персонала
Различные услуги по работе с персоналом

Под этим термином понимают различные услуги по работе с персоналом организации. Пакет услуг может сильно отличаться в зависимости от того, что хочет получить заказчик. Разделяют две модели аутсорсинга персонала — рассмотрим их:

  • Кадровый учет. Учет по штатным сотрудникам занимается специальный бухгалтерский отдел, однако при необходимости эту задачу можно вынести на аутсорс. В перечень работ обычно включаются следующие услуги — учет выполненного труда, начисление зарплаты, налогов и социальных отчислений, организация командировок, прохождение курсов повышения квалификации.
  • Наем новых сотрудников. Многие крупные организации имеют специальный штат, который занимается поиском новых сотрудников. Искать их могут в учебных заведениях, у конкурентов на производстве, в интернете. Помимо поиска они выполняют и другие функции — проводят собеседования, изучают резюме, сверяют данные из дипломов. Выполнять все эти функции может аутсорсинговая компания.

Обратите внимание! Если Вы нанимаете в штат своей фирмы работника сторонней компании, то данный вариант найма называют не аутсорсингом, а аутстаффингом. Он имеет ряд важных отличий от аутсорса (в том числе законодательных), поэтому эти варианты найма не следует путать.

Аутсорсинг логистики

логистических функций
Логистики

Часть логистических функций или всю логистику целиком сегодня можно также передать на аутсорс. Многие аутсорсинговые фирмы на практике часто применяют подход 3PL (Third Party Logistics). Он весьма удобен для заказчика, поскольку позволяет передать на внешнее управление практически все логистические задачи компании, а именно:

  • Транспортировка продукции по указанным адресам (за счет своей техники).
  • Полное управление перевозками с возможностью для заказчика вносить коррективы.
  • Учет, управление запасами, их поставка организации-заказчику по запросу.
  • Поиск, аренда и содержание собственных складов для хранения продукции.
  • Подготовка сопроводительной документации (фрахтовой, импортно-экспортной).

Преимущества и недостатки аутсорсинга

У аутсорсинга есть преимущества и недостатки, что следует учитывать руководителю организации при найме аутсорс-работников. Рассмотрим преимущества:

  • Возможность не отвлекаться на решение второстепенных задач. Руководителю фирмы нужно решать множество задач, поэтому неизбежно возникает необходимо деление насущных задач на первостепенные и второстепенные. Примеры первостепенных задач — это управление произвоственными мощностями, работа с деловыми партнерами, определение ценовой политики, логистические вопросы. Эти задачи рекомендуется доверить проверенным постоянным сотрудникам компании. А вот второстепенные задачи можно вынести на аутсорс. Например, для уборки офисов необязательно нанимать постоянных сотрудников — достаточно заключить договор с аутсорс-компанией.
  • Экономия денежных средств (по налогами и зарплатам). При заключении ауторсингового договора заказчик выплачивает фиксированную сумму за выполнение услуг (при необходимости договор можно продлевать — многие компании позволяют это делать). Практика показывает, что стоимость выплат по аутсорс-работникам гораздо ниже, чем если бы Вы этих сотрудников наняли в штат по стандартной ставке. Помимо этого нужно помнить, что при найме работника в штат работодатель обязывается уплачивать на него налоги. Если же производится наем персонала по модели аутсорс, то такие сотрудники в штате юридически не принимаются, а значит и налоги на них будет выплачивать аутсорс-организация, а не заказчик.
  • Готовый пакет услуг, наличие конкуренции. При заказе аутсорсинговых услуг заказчик получает готовое решение по своему вопросу. Ему не нужно отвлекаться на решение внутренних проблем по найму, ведение бухгалтерской отчетсности, определение уровня зарплаты — он лишь находит подходящего исполнителя, заказывает услугу и получает ее. В тому же на рынке сейчас представлено множество аутсорсинговых фирм, которые конкурируют друг с другом за клиентов. Это приводит к выгодным последствиям для заказчика — к повышению качества услуг и снижению их стоимости, что практично.

Однако нужно помнить, что аутсорс — это не панацея, поскольку у него помимо преимуществ есть недостатки:

  • Невозможность корректировки договора после заключения. В договоре с аутсорсинговой фирмой перечисляются все обязанности сотрудников. А без согласования с организацией невозможно добавить новые обязанности для работников (хотя можно попытаться перезаключить договора, однако цена на его выполнение вырастет). Это резко контрастирует с наймом по стандартному графику — обязанности штатного сотрудника можно пересмотреть в любой момент.
  • Может понадобиться время на адаптацию нового сотрудника. Работа коммерческих компаний может иметь множество тонкостей и нюансов, которые касаются производственных, технологических, организационных моментов. Штатные сотрудники могут знать эти особенности, поскольку они работают в организации постоянно. Сторонним сотрудникам может понадобиться определенное время, чтобы они смогли разобраться с проблематикой конкретной фирмы.
  • Невозможность получить в свой штат ценного сотрудника. Большинство аутсорсинговых агенств не позволяет нанять конкретного человека в штат на постоянную работу. Если Вам понравился какой-либо сотрудник агенства и Вы считаете его перспективным, его будет достаточно сложно переманить в свою организацию. Особенно критичен этот недостаток в случае высококвалифицироного труда (юридическое дело, IT, инженерные вопросы).

Обратите внимание! При оказании услуг по модели аутсорс нанятые работники не считаются штатными сотрудниками компании-заказчика. Поэтому если Вы применяете упрощенный налоговый режим, то аутсорс никак не повлияет на возможность применения УНСО.

Плюсы и минусы видео

Кто оказывает услуги аутсорсинга

Заниматься аутсорсингом могут любые частные организации, зарегистрированные в качестве таковых. Работа аутсорсинговых компаний подлежит регулированию со стороны государственных органов, но общее количество специальных правил, ограничений для таких организаций невелико. Аутсорсинг-фирмы подлежат налогообложению на стандартных основаниях, а работодатель обязывается самостоятельно рассчитывать и уплачивать налоги, социальные платежи на своих сотрудников.

Заказ услуг аутсорс-компании осуществляется на основании договора (более подробно мы этот вопрос рассмотрим ниже). Большинство организаций, представленных на российском рынке, имеют функциональную сегментацию. Например, одна фирма предоставляет только аутсорс-IT, другая — только бухгалтерские услуги на аутсорсе. Аутсорс-фирмы часто имеют привязку по территории, хотя есть организации, которые работают по всей территории РФ (в основном это IT-специалисты, бухгалтерское дело).

Примеры крупных аутсорс-компаний России:

  • Гудфокаст (бухгалтерское дело).
  • ОЛЛИ (бухгалтерское дело).
  • БК-Консалтинг (IT-сектор).
  • Территория (клининговые услуги).
  • Гермес (электронные закупки).
  • Бизнес Консалт (помощь в государственных проверках).
  • Персональные бизнес решения (подбор персонала).
  • Prom Tech (производственный аутсорс).
  • Ассоциация профессионалов развития розничных сетей (ремонтные работы).
  • Агенство SLG (подбор персонала).

Обратите внимание! Юридические услуги на аутсорсе обычно оказывают не компании, а отдельные специалисты. Обычно они работают в формате ИП или самозанятых лиц. Если Вы хотите получить услуги такого специалиста, Вы с ним заключаете договор об оказании услуг напрямую.

Стоимость аутсорсинга

Стоимость договора аутсорсинга определяется каждой компанией в индивидуальном порядке на основании стандартного прейскуранта цен. Обычно компании предоставляют своим клиентам несколько пакетов услуг, которые отличаются по перечню функций и итоговой стоимости, а чем больше услуг, тем выше цена. Дать краткую характеристику по ценам достаточно сложно, поскольку стоимость достаточно сильно меняется от компании к компании. Однако можно выделить ряд значимых факторов, которые влияют на ценообразование сильнее всего:

  • Область деятельность. Дороже всего стоит аутсорс юридических услуг и IT. Поиск персонала может обладать как высокой, так и низкой стоимостью — в зависимости от того, какого сотрудника Вы ищите. Это же правило можно распространить на производственный аутсорс. Если речь идет о сложных дорогих производствах, то услуги будут стоить дорого — однако если речь идет о чем-то простом, то и цена будет соответственно низкой.
  • Перечень услуг. Чем больше услуг Вы закажите, тем больше будет итоговый чек. Например, юрист может составить договор по изучению документации деловых партнеров с возможностью отставивания интересов клиента в суде или без такой возможности. Стоимость по второму варианту будет выше, поскольку подразумевает проведение дополнительных работ при необходимости.
  • Крупность организации. Чем больше организация, тем больше понадобится работников для оказания аутсорсинговых услуг, что влияет на итоговую стоимость услуг. Например, если Вы наймете клининговую аутсорс-компанию для одного офиса, то работы одного сотрудника будет достаточно для поддержания чистоты. Если же речь идет о нескольких офисах или, скажем, о производсвах, то работ по уборке здесь будет больше, поэтому придется нанимать дополнительных сотрудников и оплачивать их труд.
  • Срочность работ. Некоторые аутсорсинговые работы подразумевают незамедлительное выполнение. Например, в случае утечки данных или нарушении электронной безопасности системы может понадобиться срочная помощь специалиста. Такие услуги будут стоить дороже. Если же речь идет о несрочных плановых работах (уборка, обслуживание оборудование, плановые работы), то цены таких услуг будет ниже.

Как перейти на аутсорсинг: пошаговый алгоритм

Как перейти на аутсорсинг
Пошаговый алгоритм

Аутсорсинг в России является абсолютно легальной операцией, а прибегнуть к нему может любая организация по своему усмотрению (кроме некоторых бюджетных). Переход обычно выполняется так — выбор нужной сферы, поиск аутсорсинговой фирмы, заключение договора, внесение предоплаты, контроль исполнения соглашения, внесение основной части стоимости. Ниже мы каждый этапов рассмотрим более детально.

Выбор сферы для аутсорсинга

Сперва руководителю организации необходимо определиться с перечнем сфер, которые будут переданы на аутсорс. Чтобы это решение было целесообразным, рекомендуется провести предварительный внутренний анализ работы компании. На какие вопросы должна дать внутренняя проверка:

  • Каковы расходы организации в сфере, которую предполагается передать на аутсорсинг?
  • Сколько стоят услуги аутсорс-компаний в выбранной сфере (определяется средняя цена)?
  • Каков будет уровень экономии в случае перевода выбранной сферы на аутсорс?
  • Какие потенциальные риски несет аутсорсинг, можно ли минимизировать их влияние?

Напомним, что объектом аутсорса может быть любая деятельность компании, но чаще всего его применяют по отношению к бухгалтерии, логистике, подбору персонала, IT-сфере. В конце руководитель должен издать приказ о переводе на аутсорс, который юридически закрепит его решение.

Выбор партнера

Теперь определиться с аутсорсинг-фирмой, с которой Вы хотите заключить договор. При выборе компании следует ориентироваться на следующие показатели:

  • Стоимость услуг. Фактор цены является самым важным (ведь одной из главных целей аутсорса является именно экономия денег). Но не стоит отдавать предпочтение самым дешевым организациям — они могут использовать различные хитрости и уловки, чтобы сэкономить.
  • Направление деятельности. Убедитесь, что выбранная организация соответствует функциям, которые Вы планируете передать на аутсорс. Проверьте, что в распоряжении аутсорс-фирмы достаточно сотрудников, чтобы выполнить нужные Вам услуги.
  • Юридическая чистота. Проверьте юридическую документацию компании, убедитесь, что она не является фиктивной фирмой-однодневкой. Также проверьте наличие страховки у организации на случай форс-мажорных ситуаций. Если аутсорс-компания занимается лицензированной деятельностью, проверьте наличие лицензии.
  • Опыт работы. Крупные организации, которые находятся на рынке 5 и более лет являются более надежными. К тому же если у компании есть опыт работы, то Вы можете изучить отзывы о ней других компаний-нанимателей. Это позволит Вам составить более целостную картину об аутсорс-организации.

Заключение договора

Свяжитесь с организацией, договоритесь о встрече. Во время встречи обсудите все важные вопросы — перечень необходимых услуг, нюансы будущей сделки, варианты оплаты. Документы рекомендуется не подписывать сразу — лучше передайте их на изучение юристу, чтобы он проверил договор на наличие неоднозначных моментов. После решения предварительных вопросов подпишите договор с аутсорс-компанией.

Внесение предоплаты

Большинство современных аутсорс-фирм работают по модели предварительной оплаты:

  1. После заключения договора заказчик оплачивает его определенную часть (от 10 до 50%).
  2. Исполнитель получает деньги, отдает распоряжение о проведении запланированных работ.
  3. По исполнении оказанных услуг заказчик оплачивает оставшуюся часть договора.

Если Вы заключили договор по такой схеме, то в таком случае после подписания соглашения оплатите указанную стоимость. Реквизиты об оплате указываются в тексте соглашения.

Контроль исполнения договора

В тексте договора прописываются методы контроля исполнения договора. Методы контроля могут быть различными в зависимости от сферы деятельности:

  • Например, в случае бухгалтерии аутсорс-компания может предоставлять письменные или электронные отчеты, а также документы из государственных органах по налоговой отчетности.
  • При юридическом сопровождении компания может отчитываться по результатам проведенных переговоров или судебных заседаниях, в которых аутсорс-юрист принимал участие.
  • При производственном аутсорсе могут проводиться контрольные работы с привлечением помощи сторонних независимых организаций, которые подтвердят качество продукции.

Оплата услуг по договору

По исполнении договора заказчику необходимо оплатить его стоимость. Здесь возможно два варианта:

  • Если заказчик вносил предоплату, то ему следует оплатить лишь невнесенную сумму.
  • Если заказчик не вносил предоплату, то он оплачивает договор целиком.

Реквизиты для оплаты прописываются в тексте договора, а по получении оплаты договор считается исполненным. Если договор предполагает пролонгацию, то Вы можете перезаключить его, чтобы вновь получить указанные услуги (например, уборку помещений).

Что не является аутсорсингом

На аутсорсинг похожа наем сотрудников по методу аутстаффинга, а на практике люди часто путают эти два понятия. Между ними есть ряд коренных отличий — рассмотрим их кратко:

  • Аутсорсинг. Объектом покупки аутсорса являются услуги аутсорсинговой организации. Перечень прав, обязанностей, полномочий работника опредяются аутсорсинговой фирмой, закрепляются в соглашении с заказчиком услуг. Давать дополнительные задания работнику заказчик не имеет права (хотя некоторые компании допускают пересмотр договора, что приведет к пересмотру обязанностей работника). Аутсорс-деятельность слабо регулируется со стороны государственных учетных органов.
  • Аутстаффинг. Объектом покупки аутстаффинга является труд работника аутстаффинговой компании. Компания-заказчик может по своему усмотрению определять перечень прав, обязанностей, функций работника, нанятого по модели аутстаффинга. В договоре закрепляется лишь общая рамка полномочий нанятого сотрудника. Аутстаффинг-деятельности сильнее регулируется со стороны учетных органов, а многие аутстаффинг-компании подлежат лицензированию со стороны государства.

Однако помимо различий между аутсорсингом и аутстаффингом есть и много общего. Ключевой общий момент — аутсорс- и аутстаффинг-сотрудники получают заработную плату непосредственно у своей компании, а не у заказчика услуг. Эта практика выгодна клиенту, поскольку позволяет значительно снизить расходы на содержание сотрудников (экономия идет в первую очередь по налогам и обязательным отчислениям).

Обратите внимание! Аутстаффинг-сотрудник по закону считается сотрудником аутстаффинг-компании. Поэтому при найме работников по такой схеме можно сохранить упрощенный налоговый режим.

Заключение

  • Аутсорсингом называют деятельность, при которой часть функций фирмы передается внешнему исполнителю. Объектом аутсорса являются услуги, а не труд сотрудника.
  • Главным плюсом аутсорсинга является снижение денежных расходов на содержание штата компании. Есть и другие плюсы — хорошая конкуренция на рынке аутсорс-фирм, высокое качество услуг и другие.
  • Основные направления деятельности аутсорса — IT-сектор, юридическое дело, бухгалтерия, логистика. Отдельное положение занимает аутсорс производства и персонала.
  • Алгоритм перевода функций компании на аутсорс — издайте приказ, заключите договор с аутсорс-фирмой, внесите предоплату, проконтролируйте качество услуг, внесите остаток.
Аутсорсинг видео
Marina
Оцените автора
Инвестиции
Добавить комментарий